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ホームページは、企業・サービスの概要や魅力などを伝える大切な集客ツールの1つです。しかし、制作会社へ要望がうまく伝えられなければ、自社が意図する内容に仕上がらず、問い合わせや成約といった成果にもつながりません。
そこで重要なのが、ホームページの要望・目的などを記載したRFP（提案依頼書）です。RFPを作り込むことで、自社のイメージを正確に伝えられるだけでなく、発注後のトラブル防止にも役立ちます。
この記事では、ホームページ制作におけるRFPとは何か、作成の目的や要件定義書との違いといった基礎知識を解説します。メリットや注意点のほか、具体的な作り方もあわせて紹介するので、ぜひ参考にしてください。
目次
ホームページ制作におけるRFP（提案依頼書）とは
まずはRFPの基礎知識として、以下の2つを解説します。
- 作成の目的
- 混同しやすい書類との違い
それぞれ詳しく見ていきましょう。
作成の目的
RFPを作成する目的は、ホームページが必要になった背景や要望を制作会社へ正確に伝え、精度の高い提案を引き出すことです。
具体的な記載項目はさまざまですが、「背景」と「目的」は特に重要であり、課題点なども具体的に盛り込む必要があります。提供する情報が多いほど提案の精度も向上するので、しっかりと作り込みましょう。
具体的な記載項目について知りたい方は、後述の「ホームページ制作のRFPに記載する項目」もあわせてチェックしてみてください。
混同しやすい書類との違い
ホームページ制作でRFPを作る際、以下に挙げる2つの書類と混同してしまう方も少なくありません。
- 要件定義書
- RFI（情報提供依頼書）
RFPの品質を高めるには、それぞれの違いを理解して適切に使い分ける必要があります。それぞれ詳しく見ていきましょう。
要件定義書との違い
要件定義書とは技術要件や人員配置など、より実務に即した内容を記載した書類です。RFPと項目が似ていますが、要件定義書は制作に関する条件などを明確に決めることが目的となります。一般的には、次のような流れでそれぞれの書類を作成します。
- RFPを作成する
- 複数の制作会社へRFPを提示し、提案・見積もりを得る
- 制作会社を決定する
- 打ち合わせを重ねながら、要件定義書を作成する
- 実際にホームページ制作を進める
誤って要件定義書を制作会社へ先に提示してしまうと、要件ありきの提案しか受けられません。自社にとってベストな提案を受けるためにも、要件定義書の前にRFPを作り込むことが大切です。
RFI（情報提供依頼書）との違い
RFI（情報提供依頼書）は、RFPと同様に正式発注の前に作成する書類です。名称はよく似ていますが、RFIは制作会社の業務遂行能力を確認するために作成し、回答の提出を依頼します。記載項目の例は、下記の通りです。
- 制作会社の基本情報
- パートナー企業の情報
- 事例 など
RFIで「何ができるのか」「どのようなやり方があるか」を把握できれば、RFPも作成しやすくなるでしょう。
なお、弊社では見た目が良いだけではなく、問い合わせにつながるホームページ制作のノウハウが豊富にあります。ホームページの立ち上げやリニューアルを成功させたい方は、弊社の制作実績もご覧のうえ、お気軽にご相談ください。
ホームページ制作でRFPを作成するメリット
RFPを作るメリットは、自社と制作会社が共通認識を持ち、同じ目線で制作業務を進められるようになる点です。制作中も認識のズレによる指摘・修正する頻度が減り、スムーズに進行できるでしょう。
また、RFPを作成するなかで、自社の課題や方向性がさらに明確となり、新たな解決策が見つかる可能性もあります。自社のさらなる成長に向けて社内の認識を統一するという意味でも、RFPの作成は価値が大きいといえるでしょう。
なお、ホームページの制作期間は数か月と長くなりがちですが、短縮するコツもあります。RFPを作り込む以外のコツを知りたい方は、以下の記事もぜひ参考にしてください。
【関連記事】Webサイトの制作期間を短縮する5つのコツ！遅延する要因や弊社の事例も
ホームページ制作でRFPを作成する際の注意点
RFPで精度の高い提案を受けるためには、特に以下の3項目を明確にする必要があります。
- 制作やリニューアルの目的
- 現状の課題
- 要望
もちろん、ホームページのデザインやページ数なども欠かせないポイントです。しかし、細かい要素は発注後でも調整できます。不明な点がある場合も、無理に書く必要はありません。思い込みや想像で書いて実情と離れてしまうと、課題と提案の間にミスマッチが起きてしまいます。
RFPは高精度な提案を引き出すことが目的となるため、根本的な部分を最低限押さえ、他の項目は制作会社とやり取りを重ねながら固めていくことも1つの方法です。
ホームページ制作のRFPに記載する項目
ホームページ制作のRFPで記載する項目例は、下表の通りです。
|
記載項目 |
具体的な項目 |
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プロジェクトの概要 |
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会社概要・事業概要 |
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サイトの機能要件・要望 |
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提案して欲しい内容 |
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補足事項 （利用しているツールやホームページの環境など） |
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法務要件 |
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提案の進め方 |
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※1 KGI：売上や成約数などの重要目標達成指標、KPI：KGI達成のための中間指標
※2 成果とする顧客の行動（会員登録や問い合わせなど）にかかった費用
※3 データを暗号化して送受信する仕組み
※4 ホームページの構成要素を一元管理するシステム
上記は、制作会社に合わせて無理に専門用語を多用する必要はありません。簡単な言葉で具体的に書くことを意識してみてください。また、補足事項など不明な点がある場合は簡易的、あるいは空欄でも問題ありません。
なお、弊社ではホームページ制作だけではなく、公開後の運用サポートサービスも展開しております。制作から運用まで一貫した支援で成果を確実に向上させたい方は、運用ノウハウの資料もご覧のうえ、お気軽にご相談ください。
【3ステップ】ホームページ制作でRFPを作成する手順
ホームページ制作でRFPを作成する手順は、以下に3ステップです。
- 社内でヒアリングする
- 制作の目的を明確にする
- 書類として取りまとめる
それぞれ詳しく解説します。
ステップ①：社内でヒアリングする
まずは、事業における現状の課題や、解決に繋がるホームページのアイデアを社内でヒアリングします。デスクの意見だけでなく、現場の声も入念にヒアリングすることで、より効果的なRFPが作成できます。
例えば、ツールを販売する企業であれば、実際に顧客と接している営業担当に聞いてみるのがおすすめです。「ツールの魅力を伝えきれていない」「旧サービスとの違いが認知されていない」など、具体的な課題が見えてきます。
また、社内の現状を理解するうえでは、3C分析などの分析手法も有効です。以下の記事を参考に実践してみてください。
【関連記事】【具体例付き】3C分析とは？目的・やり方をわかりやすく解説
ステップ②：制作の目的を明確にする
ヒアリングした課題をベースに、ホームページ制作の目的を明確にします。制作目的の例は、以下の通りです。
- 月間100件の問い合わせを獲得したい
- 月間1万人訪問するホームページにしたい
- 自社のEC機能を付けて成約までのプロセスを短縮したい
「問い合わせ件数を増やしたい」といったあいまいな目的ではなく、簡潔で具体的な内容にしましょう。目的を明確にすることで、制作会社側も自社が対応可能か判断しやすくなります。
ステップ③：書類として取りまとめる
最後に、これまで定義した内容を書類として取りまとめます。前述した記載項目ごとに整理して、社外の人間が見てもすぐ理解できる形にしましょう。
RFPのテンプレートは数多く配信されているので、自社に合ったものを利用してみてください。
まとめ：ホームページ制作を進めるならRFPは必須
RFPは、ホームページ制作の目的や課題などを制作会社に伝える書類です。成果向上につながるホームページを制作したい方は、RFPをしっかり作り込んで精度の高い提案を受けましょう。
なお、弊社はホームページ制作をはじめとしたさまざまなWebマーケティング施策に精通しております。問い合わせ獲得などの成果を求めつつ、デザイン性も重視したい方は、弊社の制作実績をご覧のうえ、お気軽にご相談ください。
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